Zastanawiacie się na pewno skąd się wzięła liczba właśnie 12? Ponieważ tyle właśnie wyłoniło się zachowań menedżerskich z przeprowadzonych spotkań z pracownikami w 10 lokalizacjach na łączną liczbę pracowników 498 zajmujących stanowiska niekierownicze i kierownicze. Kluczowym pytaniem na spotkaniu było: Jak chcecie być traktowani przez swojego przełożonego? We wszystkich lokalizacjach ludzie mówili ‘prawie to samo” – to podobieństwo w formułowaniu oczekiwań wobec szefów ukonstytuowało, że było ich właśnie 12. Spotkania moderowali nie związani z danym miejscem inni pracownicy, oni zaś byli osobami wybranymi przez najwyższe kierownictwo do projektu związanego z budową kultury organizacyjnej przyjaznej ludziom. Taka forma zebrania preferowanych przez pracowników zachowań ich menedżerów w moim przekonaniu gwarantuje najwyższy stopień wiarygodności i autentyczności.
Oto one:
- Dobrze określaj cele.
„Wygrywa tylko ten, kto ma jasno określony cel i nieodparte pragnienie aby go osiągnąć” Napoleon Hill. Przesłanie znajduje się w słowie „dobrze” , na pewno nie chodzi o cele „smartne”, ale o takie, których realizacja sama w sobie jest atrakcyjna i pociągająca. Kierująca innymi osoba powinna posiadać umiejętność rozpoznawania w pracownikach ich zawodowych pragnień, ich potencjału i łączyć je z zadaniami, które stawia przed zespołem organizacja. Byłoby dobrze gdyby menedżer rozumiał znaczenie takich narzędzi jak AC/DC, znał wskaźniki EQ swojego pracownika.
- Zarządzaj według zasady „właściwy człowiek, na właściwym miejscu”
To nic innego jak prośba, aby rozdzielać zadania zgodnie z predyspozycjami pracowników. Tak rozdzielone zadania gwarantują szefowi wysoką jakość, istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że z trybu zadaniowego, który kojarzy się z poczuciem obowiązku, przełączymy pracownika w tryb dający radość i satysfakcję. Do wykonania zadań w trybie zadaniowym potrzebujemy często zewnętrznych motywatorów, do pracy dającej radość potrzebujemy więcej takiej pracy. Nie musimy być stymulowani bodźcami zewnętrznymi.
„Największe bogactwo to robienie tego, co kochasz” Colin P. Sisson
Powtórzymy zdanie… dobrze byłoby gdyby menedżer rozmawiał w pracownikami, poznawał ich, potrafił zadawać mądre pytania, brał udział z zespołem w takich chociażby działaniach jak team coaching.
- Wymagaj tyle, ile podwładni są w stanie udźwignąć.
Jeśli poprzednie dwa oczekiwania zostaną spełnione chyba nikt nie ma wątpliwości, że praca interesująca sama w sobie mocno wciąga. Ludzie będą wdzięczni szefowi, że przypilnuje higieny czasu pracy i zna work-life-balance. Wdzięczność pracowników uzyskasz również kompensując czas innego dnia, jeśli wcześniej pracowali długo. Lepiej żeby to szef pilnował ile ludzki umysł jest w stanie udźwignąć, niż aby grzecznie mu o tym przypominali asertywni pracownicy.
„Odpocznij. Pole, które odpoczęło daje obfite plony” Publius Ovidius Naso
- Bądź komunikatywny.
Są jeszcze miejsca gdzie szefowie nie zachęcają pracowników do wyrażania swoich opinii i przez to nie znają nie tylko ich oczekiwań, ale nie znają ich w ogóle. Komunikatywny szef nie przemilcza ważnych spraw. Na bieżąco przedstawia informacje potrzebne do pracy, nie tylko te które dotyczą treści pracy, ale przede wszystkim te, które dotyczą pracownika. Jedną z głównych potrzeb ludzi w pracy jest informacja dotycząca treści pracy oraz wiedza w jakim stopniu spełnia on oczekiwania pracodawcy bo przecież zadania mogą być wykonane na różnym poziomie. Oto dlaczego feedback tak zyskał na znaczeniu. Warto, żeby każdy menedżer wiedział, że do skonstruowania feedbacku potrzebne są jego własne obserwacje, konkrety, fakty, a zasłyszane informacje niesprawdzone nie były w ogóle tematem jakichkolwiek rozmów. Komunikatywny szef nie tylko pyta o oczekiwania pracowników, ale również wyraża jasno swoje oczekiwania.
- Aktywnie słuchaj podwładnego i bądź życzliwy rozmówcy.
Powołując się na techniki aktywnego słuchania trzeba pamiętać, aby mimo wszystko odejść od komputera, skupić się na rozmówcy, potwierdzać zrozumienie jego stanowiska nawet jeśli trudno się z nim zgodzić, po to aby poznać tą inną perspektywę i tym samym pokazać akceptację osobie. Życzliwość dla ludzi, pozytywne nastawienie i pokazanie chęci porozumienia się niemalże w każdej sprawie pozwala na wspólne wypracowanie rozwiązania, które pogodzi interesy choć początkowo wydawały się nie do pogodzenia.
- Rzetelnie przeprowadzaj rozmowy oceniające.
Bieżąca informacja dotycząca pracy, do której wykorzystywany jest feedback, to coś innego niż rozmowa oceniająca. Taka rozmowa zwykle dotyczy jakiegoś dłuższego okresu, kwartału, półrocza lub roku współpracy. Jej rzetelność polega na dobrym przygotowaniu faktów, konkretów i filozofii przyłapywania ludzi na osiągnięciach, nie na potknięciach. Służy docenianiu, służy skłanianiu pracownika do wyciągania wniosków i odkrywaniu rozwiązań. Dzięki dobrze przeprowadzonej rozmowie
o osiągnięciach zyskasz nową energię pracownika do realizacji kolejnych zadań. Zadaj sobie pytanie czy Twoi pracownicy wiedzą, że za co ich cenisz?
- Chwal pracowników.
Zadaj sobie pytanie czy Twoi pracownicy w ogóle wiedzą, że ich cenisz? Okazji ku temu należy szukać każdego dnia i w każdej chwili. Z rozwagą należy podchodzić do publicznych dowodów uznania gdyż nie każdy je lubi. Pochwała to nic innego jak komplement zawodowy, dotyczy pracy, powinna zawsze zawierać informację za co dziękujesz i za co chwalisz. Budujesz więź z pracownikami i tym samym swoją pozycję.
„Moim najlepszym przyjacielem jest ten, kto pozwala mi wydobyć to, co we mnie najlepsze” Henry Ford
- Dobrze wdrażaj zmiany.
To czego ludzie oczekują w sytuacji zmian najbardziej to informacja jaki sens ma zmiana, jak przekłada się na nich samych, w jaki sposób powinni się zaangażować? Informacja zwykle koncentruje się na nazywaniu działania jakie zostają podejmowane, np. „zmiana struktury organizacyjnej” natomiast ludzie, których to dotyczy chcą dokładnie wiedzieć jak się to na nich przekłada. Lubię na szkoleniach pracować metaforą jaką jest „przeprowadzka”. Najprościej przecież wskazać rodzinie nowy adres, ale gdyby tak zachęcić rodzinę do wizualizowania sobie tego jakie korzyści będą mieli poszczególni członkowie rodziny kiedy już tam zamieszkają to w efekcie otrzymamy inne zupełnie zaangażowanie wszystkich do przeprowadzenia się jak najszybciej pod nowy adres. Menedżer w tej sytuacji wykorzystuje głównie „wizję końca”.
- Planuj gratyfikację finansową i pozafinansową dla najlepszych pracowników.
To nie pracownicy powinni upominać się o wynagrodzenie za swoje ponad standardowe zadania wykonanie. Za nadgodziny, za wzięcie na siebie dodatkowych zadań, za inicjatywę, za wdrożenie rozwiązań pomagających zespołowi być jeszcze bardziej efektywnym albo biorących na siebie trudne sprawy Klientów, za to, że potrafią zmienić nastawienie Klienta na przykład po reklamacji, którą złożył. W najnowszej literaturze coraz więcej o tym można przeczytać. Idealnym środowiskiem dla produktywności jest miejsce, w którym to menedżer wypełnia dobrze swoją rolę i pilnuje planowania gratyfikacji dla najlepszych pracowników. Potrafi komunikować swoje decyzje, a ludzie w jego otoczeniu wiedzą dokładnie za co nagradzał i kogo. Moja własna praktyka pokazała jak bardzo się to sprawdziło, w moim zespole po każdym kwartale, po którym następowało podsumowanie i gratyfikacja czekali na informację ode mnie. Wiem to, bo raz zdarzyło mi się nie napisać podsumowania i wywołałam tym wielkie poruszenie. Zawsze pisałam do całego zespołu co cenię w każdym z nich, indywidualnie pisałam o gratyfikacji i jej wartości i o tym co potrzebowałam modyfikować w pracy każdego z zespołu.
- Podnoś poprzeczkę sobie i podwładnym.
Pamiętaj, że ludzie chcą się sprawdzać, dawaj im okazje, aby mogli to zrobić. Na bieżąco sporządzaj listę najbardziej produktywnych zadań, koncentruj ludzi na ich wykonaniu. Dawaj prawo do popełniania błędów pod warunkiem, że za każdym razem wyciągacie wspólnie wnioski i szukacie innych rozwiązań. Stawiaj na ludzi Pewnie dobrze wiesz, że wszystko podlega zmianie, dewaluuje się. Polegając tylko na doświadczeniu wypracowanym w swoim życiu zawodowym bez ciągłego interesowania się trendami sprawi, że menedżer będzie nieefektywny, nie spełni swojej roli dobrze. Przykładem tego jest obecność na rynku pracy kilku pokoleń, każde ze swoimi potrzebami, oczekiwaniami i wrażliwościami. Brak wiedzy może menedżera kosztować wykluczenie.
- Nie składaj obietnic bez pokrycia.
Niedotrzymanie obietnicy jest chyba najcięższym grzechem menedżerskim. Uderza wprost w zaufanie, które jest podstawą wysokich osiągnięć pracownika. Wystarczy, że zobowiążemy się do mądrości Konficjusza:
„Człowiek nie szafuje obietnicami, lecz czyni więcej niż przyrzekł”
- Zapewniaj pracownikom dostęp do szkoleń.
Dwie rzeczy, po pierwsze adekwatne szkolenia, trzeba je wspólnie ustalić i po drugie interesować się co znalazło się w szkoleniu co można wykorzystać w pracy i które kompetencje należy wzmacniać. Przestano by mówić, że szkolenia są nie efektywne gdyby szefowie zaangażowali się w proces wdrażania wniosków po szkoleniu. Każdy trener/szkoleniowiec robi podsumowanie, uczestnicy zapisują swoje wnioski i tylko 30% z nich wdraża je bez wsparcia szefa.
