Komunikacja wewnętrzna ma bardzo duże znaczenie dla efektywnego funkcjonowania każdej firmy małej czy dużej, jak i budowania jej wizerunku na zewnątrz. Celem jest wielostronny, płynny przepływ informacji niezbędnych do sprawnego działania firmy na różnych szczeblach zarządzania. Kierowana jest do pracowników na różnych stanowiskach, związków zawodowych, udziałowców, partnerów, rodzin pracowników. Może też być w szczególnych przypadkach kierowana do mediów (np. działania CSR czy w sytuacji kryzysowej).
Swobodna komunikacja daje wszystkim osobom zatrudnionym w firmie poczucie stabilności, bezpieczeństwa, wpływu na jej dalszy rozwój oraz bieżące działania. Zaspokojenie tych potrzeb komunikacyjnych w firmie przekłada się na budowanie wzajemnego szacunku jak i zaufania do siebie nawzajem.
To wszystko wpływa na zaangażowanie w pracę czyli na wnoszenie swojego wkładu w nią i jednocześnie zauważania podporządkowania się wyznaczonym granicom.
Komunikacja w firmie powinna być informacją prawdziwą przez co pozwala na identyfikowanie się z jej zasadami i wartościami. Buduje zaufanie do osób w niej pracujących jak i do firmy.
Powinna dotyczyć przede wszystkim bieżących spraw, zadań i celów oraz aktualnego etapu ich realizacji. Istotną sprawą jest też, informowanie o ewentualnych zmianach, pomysłach, wdrożeniach czy zwolnieniach. Ważna jest informacja o kulturze organizacji m.in. normach i zasadach panujących w firmie, wartościach, stroju, wyglądu.
Poza komunikacją bieżącą i informacyjną powinna być jeszcze możliwość integracji pracowników wszystkich szczebli oraz angażowanie ich w pozytywne relacje w firmie. To przecież w niej spędzają większość dnia i dobra atmosfera wpływa na ich zaangażowanie i motywację.
Integracja pracowników oraz angażowanie ich w działania CSR jako np. wolontariuszy pomagającym osobom starszym, może przełożyć się na ich utożsamianie z firmą. Każdy z nas ma jakieś potrzeby do zaspokojenia poza pracą. Jeśli tu pracownik zaspokoi potrzebę przynależności, spełniania czy bycia potrzebnym to będzie zmotywowanym i zadowolony pracownikiem. Nie będzie szukał nowej pracy.
Na uwagę zasługuje też, kwestia równego traktowania oraz transparentności i wiarygodności informacji. Powinna być przekazywana w odpowiednim czasie i ważna dla konkretnej grupy. Innej informacji potrzebują pracownicy wyższego szczebla a innej niższego czy pracownicy mniej lub bardziej wykształceni. Komunikacja musi być zrozumiała dla konkretnego odbiorcy i przekazywana za pomocą różnych narzędzi. W zależności od wielkości firmy może to być tablica informacyjna, intranet, newsletter czy gazetka firmowa, media społecznościowe, spotkania organizacyjne, spotkania integracyjne, szkolenia, dyżury informacyjne itp.
Komunikacja w firmie powinna być prowadzona wg określonych zasad tak, żeby każdy pracownik mógł z niej korzystać.
Ważne !
Komunikacja wewnętrzna to dialog a nie monolog.
Korzyści z komunikacji wewnętrznej:
- Jest niezbędna do budowania przyjaznego miejsca pracy, gdzie każdy chce pracować (rekrutacja, brak rotacji pracowników).
- Pozwala na kształtowanie wizerunku firmy na rynku oraz wśród klientów.
- Pełni funkcję informacyjna dla pracowników na temat działań firmy, sposobu ich realizacji oraz zmianach wewnątrz firmy.
- Daje pracownikom poczucie bezpieczeństwa i wpływu na to co się w nie dzieje.
- Zaspokojenie potrzeb informacyjnych pracowników.
- Zapewnienie efektywnej i otwartej komunikacji dwustronnej.
- Pracownik doinformowany jest bardziej zmotywowany i czuje się doceniony.
- Poprawia relacje w firmie.
- W przypadku pojawienia się problemu na bieżąco można go wyjaśnić, lepiej zidentyfikować.
- Wprowadza porządek i stabilizację do firmy.
- Niska rotacja pracowników.
- Utożsamianie się z firmą.
- Oszczędność czasu.
- Uniknięcie rozwinięcia się sytuacji kryzysowych w firmie.
- Pracownicy ambasadorami firmy.
- Sukces – informacja zwrotna.
